Certidão de nascimento: onde pedir, quanto custa e como consultar

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A certidão de nascimento é um dos documentos oficiais mais pedidos em Portugal: prova quem és, quando e onde nasceste e quem são os teus pais. É exigida em situações muito concretas, como o casamento, os processos de herança, o pedido de passaporte, matrículas, processos de nacionalidade ou candidaturas a apoios sociais. Podes pedi-la online, numa conservatória do registo civil ou num Espaço Cidadão: custa 10 € na versão online e 20 € em papel, e a lei prevê situações em que não há lugar a pagamento. Hoje, n’As Tuas Ajudas, explicamos-te onde a pedir, que documentação é necessária, quanto custa, quanto tempo é válida e como fazer a consulta com o código de acesso.

O que é a certidão de nascimento e para que serve

A certidão de nascimento é uma cópia oficial do assento de nascimento que está registado numa conservatória do registo civil. Não é um documento de identificação como o cartão de cidadão: é uma prova de filiação e de estado civil. Enquanto o cartão mostra quem és hoje, a certidão mostra o que consta no registo, incluindo os averbamentos que foram sendo acrescentados ao longo da vida (casamento, divórcio, alteração de nome, adoção, óbito).

É por isso que continua a ser pedida em processos em que a filiação tem de ficar documentada. Acontece no processo preliminar de casamento, muitas vezes em conjunto com a certidão de casamento dos pais, e acontece sobretudo nas heranças: para instruir uma habilitação de herdeiros é normalmente necessário juntar a certidão de óbito e as certidões de nascimento de quem se apresenta como herdeiro. Também é frequente em pedidos de passaporte, em processos de nacionalidade, em candidaturas escolares como as da ação social escolar e em pedidos de apoios em que o organismo precisa de confirmar a composição do agregado familiar.

Cópia integral ou narrativa: qual delas pedir

Consoante o que te for exigido, podes precisar de uma certidão de cópia integral (reproduz o assento e todos os averbamentos) ou de uma certidão de narrativa, mais resumida. Se o serviço não disser qual pretende, pergunta antes de pedir: a cópia integral mostra o registo completo, a narrativa resume-o. E não precisas de perguntar se aceitam a versão eletrónica: o artigo 4.º, n.º 2, da Portaria n.º 181/2017 diz que entregar o código de acesso a qualquer entidade pública ou privada «equivale, para todos os efeitos legais, à entrega de uma certidão de registo em suporte de papel».

Onde pedir a certidão de nascimento em Portugal

Há três caminhos para chegar à certidão: online, nos serviços do Instituto dos Registos e do Notariado (IRN), presencialmente numa conservatória do registo civil ou num Espaço Cidadão, e por correio, mediante requerimento. O caminho online é o que dispensa deslocação e o que fica mais barato. Quem vive fora do país pode recorrer aos consulados portugueses.

Que canal compensa em cada caso

A escolha do canal depende sobretudo de duas coisas: se precisas do documento em papel ou se te basta a versão eletrónica, e da urgência com que precisas dele. A certidão permanente de nascimento é a modalidade online: em vez de receberes um papel, recebes um código de acesso que permite consultar o registo atualizado durante seis meses. A certidão em papel é emitida no atendimento presencial ou enviada por correio, consoante o que pedires. Se tratares do assunto ao balcão, aproveita para resolver outros pedidos do mesmo tipo, como o registo criminal ou o atestado de residência na junta de freguesia.

Se o nascimento ainda não está registado

Se ainda não há assento, o caminho é outro: o registo de nascimento faz-se sem sair do hospital nos balcões Nascer Cidadão, presentes em 31 unidades de saúde do país, pela declaração online de nascimento no portal da justiça ou na conservatória. O prazo é de 20 dias a contar do nascimento e o registo em si é gratuito e obrigatório. Só depois de existir assento é possível emitir qualquer certidão, seja em papel ou eletrónica.

Como pedir a certidão de nascimento online, passo a passo

Pedir a certidão de nascimento online é hoje o caminho mais usado, porque dispensa marcação e permite partilhar o documento por email. O pedido faz-se nos serviços digitais do IRN, com autenticação através da Chave Móvel Digital, do cartão de cidadão com leitor ou de credenciais próprias do portal. É um percurso semelhante ao de outros serviços públicos digitais, como o pedido da segunda via da carta de condução no gov.pt.

O que recebes no fim do pedido

O que recebes no fim não é um PDF solto: é uma subscrição de certidão permanente com um código que permite a qualquer entidade consultar o registo e verificar que está atualizado. Isso tem uma vantagem prática que vale a pena reter: se surgir um averbamento novo durante o período de validade, quem consulta passa a ver a versão atual, sem teres de pedir uma certidão nova.

1. Acede aos serviços online do IRN e autentica-te com Chave Móvel Digital ou cartão de cidadão.
2. Escolhe o serviço de pedido de certidão de registo civil e seleciona nascimento.
3. Indica os dados da pessoa a que respeita o registo: nome completo, data de nascimento, naturalidade e nome dos pais.
4. Seleciona o tipo de certidão pretendido e se queres a versão eletrónica ou em papel.
5. Efetua o pagamento pelos meios disponibilizados no portal. Se não pagares de imediato por cartão, é gerada uma referência que tens de liquidar em 48 horas, sob pena de o pedido ser cancelado.
6. Guarda o código de acesso e o comprovativo do pedido.

O percurso exato, os tipos de certidão disponíveis e os meios de pagamento em vigor estão indicados nos página oficial do serviço. Se não conseguires autenticar-te, o pedido presencial continua disponível e não exige qualquer conta no portal.

Que documentação é necessária para pedir a certidão

A documentação necessária é simples, e há um ponto que costuma travar as pessoas sem motivo: não precisas de justificar para que a queres. O IRN é explícito ao dizer que qualquer pessoa pode pedir uma certidão de nascimento sua ou de outra pessoa. As exceções são os registos sujeitos a restrições à publicidade: os de pessoas adotadas e os de quem alterou o sexo e o nome no registo.

Na prática, o que te vão pedir é um documento de identificação válido e os elementos que permitam localizar o assento. Quanto mais precisos forem esses elementos, mais rápida tende a ser a emissão: o nome completo tal como consta no registo, a data exata, a freguesia e o concelho de naturalidade e o nome dos pais. Se estiveres a tratar de um processo de herança, leva contigo os dados de nascimento de cada herdeiro, porque é isso que permite localizar cada assento.

• Cartão de cidadão, passaporte ou outro documento de identificação válido do requerente.
• Nome completo da pessoa a que respeita o registo, tal como consta no assento.
• Data e local de nascimento (freguesia e concelho).
• Nome completo dos pais, sempre que possível.
• Se pedires em nome de outra pessoa, não é exigida justificação, mas convém levar os dados do registo bem identificados.
• Indicação da morada para envio, se pedires a certidão em papel por correio.

Quanto custa e quando pode ser gratuita a certidão de nascimento

A certidão de nascimento é um ato sujeito a emolumentos, ou seja, tem um preço fixado por lei, e a diferença entre os dois canais é de metade: 10 € pedida online e 20 € pedida em papel. O valor da versão eletrónica está no artigo 5.º da Portaria n.º 181/2017, de 31 de maio, que fixa em 10 € o montante devido por cada pedido de subscrição de acesso à certidão online. O da versão em papel consta da tabela do Regulamento Emolumentar dos Registos e Notariado, no artigo 18.º, n.º 7.1, que fixa a certidão de registo em 20 €. Consultar o registo com um código de acesso já emitido não custa nada.

Quando é que não pagas nada

Existem também situações de isenção. A procura por certidão de nascimento grátis ou gratuita é muito frequente, mas convém perceber o que a lei prevê: a isenção não é geral. O artigo 10.º do Regulamento Emolumentar isenta de emolumentos, entre outros, o próprio assento de nascimento ocorrido em território português, as certidões pedidas para fins de assistência ou beneficência e as que instruem um processo de adoção, e prevê a gratuitidade para quem prove insuficiência económica perante a autoridade administrativa competente. Se estiveres numa situação económica difícil, podes informar-te sobre o apoio judiciário e o advogado gratuito, que em certos processos abrange também custos com documentos.

Vale ainda a pena verificar se precisas mesmo da certidão. Alguns organismos aceitam comprovativos já emitidos digitalmente, como a declaração de prestações e apoios da Segurança Social, e nesses casos evitas um custo desnecessário e uma espera.

Como consultar a certidão e qual é o prazo de validade

A consulta da certidão de nascimento faz-se com o código de acesso atribuído no momento do pedido online. Esse código é introduzido no portal do IRN por ti ou pela entidade a quem o entregas, e quem consulta não precisa de se autenticar: a Chave Móvel Digital e o cartão de cidadão só fazem falta a quem pede a certidão. A consulta dá acesso a uma versão sempre atualizada do registo enquanto a subscrição estiver ativa. É essa a diferença face ao papel: o documento impresso fixa o registo no dia em que foi emitido, a certidão permanente acompanha as alterações posteriores.

Quanto tempo vale cada versão

Sobre a validade, há três coisas que convém não confundir. O registo de nascimento em si não caduca. A certidão online tem prazo certo: o artigo 1.º, n.º 2, da Portaria n.º 181/2017 dá acesso à informação «por um período de seis meses», findos os quais o código deixa de abrir. Já a certidão em papel não tem na lei do registo civil um prazo de caducidade: o que acontece é que muitas entidades, por prática própria, exigem documentos emitidos há pouco tempo. Confirma sempre o prazo aceite pelo serviço a que vais entregar o documento, porque uma certidão antiga pode ser recusada mesmo estando correta.

Se entregaste o código a uma entidade e a subscrição entretanto terminou, em regra a consulta deixa de estar disponível e é necessário apresentar um novo pedido e pagar de novo os emolumentos devidos. Guarda o código num sítio seguro e anota a data de emissão, que é a referência usada pelos serviços, e vale a pena fazer o mesmo com a certidão de casamento e com a certidão de óbito, que seguem as mesmas regras. Podes partilhá-lo com a entidade que o exige sem receio, porque quem consulta não consegue alterar o teu assento de nascimento.

Certidão de nascimento brasileira ou emitida noutro país

Quem nasceu no Brasil ou noutro país e vive em Portugal enfrenta uma dúvida diferente: a certidão estrangeira serve para os serviços portugueses? Em regra, uma certidão de nascimento brasileira pode ser aceite se estiver devidamente legalizada. Nos países aderentes à Convenção de Haia, essa legalização faz-se através da apostila aposta pela autoridade competente do país de origem. Quando o documento não está em português, pode ser exigida tradução certificada.

Se já obtiveste a nacionalidade portuguesa ou se o teu nascimento foi registado no consulado, o cenário muda: passa a existir um assento de nascimento português, através do registo ou da transcrição do assento estrangeiro, e podes então pedir a certidão diretamente ao IRN, como qualquer cidadão nacional. Só a partir desse momento é que o percurso online descrito acima se aplica ao teu caso.

Noutros serviços com componente internacional, as regras são próprias de cada entidade e não seguem as do registo civil, como acontece com o cartão europeu de seguro de doença, pedido junto da Segurança Social.

Erros no registo, averbamentos e retificações

Acontece com alguma frequência: recebes a certidão e o nome de um dos pais está incompleto, a freguesia mudou de designação ou falta um averbamento que já devia constar. Nestes casos, o caminho não é pedir outra certidão, porque o problema está no assento. O que tens de fazer é apresentar um pedido de retificação ou de averbamento na conservatória, com os documentos que provam o facto a corrigir.

Também é comum descobrir que um averbamento não foi lançado, por exemplo após um divórcio ou após uma alteração de nome. Como a certidão reproduz o registo, enquanto o averbamento não for feito o documento continua a mostrar a situação anterior, o que pode bloquear processos posteriores. Se estiveres a preparar documentação para uma herança ou para um pedido de pensão de sobrevivência, convém verificar isto antes de avançar, porque a certidão desatualizada costuma ser detetada já com o processo em curso.

Depois de resolvido, pede uma nova certidão para confirmar que a correção ficou visível. E se o objetivo era instruir uma candidatura a apoios, como o Rendimento Social de Inserção, aproveita para reunir ao mesmo tempo os restantes comprovativos exigidos, evitando pedidos repartidos no tempo.