Declaração trimestral da Segurança Social: prazos e como preencher

A declaração trimestral é a forma como o trabalhador independente comunica à Segurança Social o que faturou nos três meses anteriores, e é com ela que se calculam as contribuições que pagas a seguir. Entrega-se quatro vezes por ano e há margem para pagar menos dentro da lei. E hoje, em As Tuas Ajudas, explicamos-te os prazos, como a preencher, quanto vais pagar e quando ficas dispensado.

O que é a declaração trimestral e quem a tem de entregar

Se passas recibos verdes, a Segurança Social não sabe quanto ganhas até lho dizeres. A declaração trimestral serve para isso: indicas os rendimentos dos três meses anteriores e, com base nesse valor, a Segurança Social calcula as contribuições mensais do trimestre seguinte.

A obrigação abrange todos os trabalhadores independentes, incluindo quem acumula os recibos verdes com um contrato de trabalho por conta de outrem. As exceções são de dois tipos: quem está fora do regime (contabilidade organizada e alojamento local) e quem está dispensado por estar isento de contribuir (pensionistas e alguns casos de acumulação com trabalho por conta de outrem). Se estás a começar, o primeiro passo é abrir atividade nas Finanças; as obrigações com a Segurança Social vêm depois.

Ficam fora do regime da declaração trimestral:

• Contabilidade organizada: não declaras rendimentos de três em três meses. O rendimento relevante é o lucro tributável do ano anterior, que a Autoridade Tributária comunica diretamente à Segurança Social.
• Alojamento local: quem tem rendimentos da categoria B que vêm exclusivamente de alojamento local em moradia ou apartamento está excluído do regime dos trabalhadores independentes.

Prazos de entrega: janeiro, abril, julho e outubro

A declaração entrega-se até ao último dia de janeiro, abril, julho e outubro. Cada entrega diz respeito aos três meses imediatamente anteriores, por isso a de janeiro é a que fecha o ano anterior.

Depois de entregue, o pagamento segue o calendário das contribuições à Segurança Social: cada contribuição mensal paga-se entre o dia 10 e o dia 20 do mês seguinte àquele a que respeita.

Entregar a declaração e pagar são dois momentos diferentes: a declaração a tempo não te dispensa de pagar cada mês dentro do prazo. Um atraso no pagamento tem consequências próprias, mesmo com a declaração em dia.

Quem não paga ou não entrega: isenção do primeiro ano e outras dispensas

No primeiro ano de atividade ainda não estás enquadrado nem pagas contribuições: o enquadramento só produz efeitos no primeiro dia do 12.º mês posterior ao início de atividade. A Segurança Social chama-lhe isenção do primeiro ano.

Esse período funciona como uma folga para arrancar a atividade. Para saberes se já tens alguma declaração a entregar, confirma a tua situação na Segurança Social Direta.

Fora do arranque, não têm de entregar a declaração trimestral, por estarem isentos de contribuir:

• Quem acumula com trabalho por conta de outrem e tem um rendimento relevante médio mensal da atividade independente inferior a 4 vezes o IAS, ou seja, 2.148,52 € em 2026. As condições desta isenção são cumulativas e, em janeiro, tens de confirmar os rendimentos na Segurança Social Direta.
• Pensionistas de invalidez ou de velhice cuja atividade seja legalmente acumulável com a pensão.
• Quem recebe pensão por risco profissional (por exemplo, por acidente de trabalho) com uma incapacidade igual ou superior a 70 %.

Como preencher a declaração trimestral na Segurança Social Direta

Tudo se faz na Segurança Social Direta. O caminho é Emprego > Trabalhadores independentes > Regime Declaração Trimestral.

No formulário indicas os totais do trimestre, com os rendimentos de prestação de serviços e os de produção e venda de bens em campos separados. A separação importa porque cada tipo entra no cálculo com uma percentagem diferente.

1. Entra na Segurança Social Direta e abre o menu Emprego.
2. Escolhe Trabalhadores independentes e depois Regime Declaração Trimestral.
3. Preenche o total de serviços prestados e o total de vendas de bens do trimestre.
4. Decide se queres ajustar o rendimento relevante (até 25 % para cima ou para baixo).
5. Submete e guarda o comprovativo.

Se no trimestre não faturaste nada, a declaração continua a ser obrigatória. Entregas com os valores a zero e pagas a contribuição mínima de 20 € por mês.

Quanto vais pagar e como baixar o rendimento relevante até 25 %

Como trabalhador independente, pagas 21,4 % sobre um terço do rendimento relevante do trimestre, com um mínimo de 20 € por mês. Os empresários em nome individual e os respetivos cônjuges pagam 25,2 %.

A conta tem três passos. Primeiro calcula-se o rendimento relevante: 70 % do valor dos serviços prestados e 20 % dos rendimentos de produção e venda de bens. Depois divide-se por três, para chegar à base de incidência mensal, que tem como limite máximo 12 vezes o IAS. Por fim aplica-se a taxa contributiva.

Se estás obrigado a contribuir, pagas a contribuição mínima de 20 € por mês mesmo que o rendimento relevante seja zero ou dê um valor mais baixo.

Exemplo com e sem ajuste

Num exemplo meramente ilustrativo, imagina que faturaste 4.500 € em serviços num trimestre. O rendimento relevante é de 3.150 € (70 %), a base mensal fica em 1.050 € e a contribuição mensal é de 224,70 €.

A lei deixa-te optar por um rendimento relevante superior ou inferior até 25 %, em intervalos de 5 %, no momento em que entregas a declaração, sempre dentro dos limites mínimo e máximo. No mesmo exemplo, se baixares 25 %, o rendimento relevante passa a 2.362,50 €, a base mensal a 787,50 € e a contribuição a 168,53 € por mês.

Antes de baixar, pensa no outro lado: descontar menos reduz a base que fica no registo de remunerações, e é essa base que conta para prestações como o subsídio de doença, os subsídios de parentalidade, o subsídio por cessação de atividade e a reforma.

Anexo SS do IRS: o que é e porque não substitui a declaração trimestral

O anexo SS é um anexo da declaração de IRS (Modelo 3) onde o trabalhador independente indica os rendimentos da atividade para efeitos de Segurança Social. Entrega-se no prazo do IRS, uma vez por ano.

São duas obrigações diferentes. O anexo SS não substitui a declaração trimestral: entregar o IRS com o anexo não te livra das quatro declarações do ano, e falhar uma declaração trimestral não fica resolvido no IRS.

Esqueceste-te ou enganaste-te: entrega fora de prazo e correção

Se detetares um erro, podes substituir os valores até ao 15.º dia depois do fim do prazo de entrega. Passado esse período, podes entregá-la fora de prazo na Segurança Social Direta, até ao último dia do mês anterior ao período declarativo seguinte.

Não entregar tem consequências. Constitui contraordenação leve, com coima de 50 € a 250 €. Se, ao entregares fora de prazo, as contribuições saírem mais altas, pagas a diferença.

As contribuições pagas depois do prazo têm juros de mora. Se já acumulaste valores em atraso, podes pagar a dívida à Segurança Social em prestações através de um acordo de regularização.