Ajuda de custo 2025: conheça as tabelas e valores

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O que são as ajudas de custo?

As ajudas de custo representam um suporte financeiro fornecido pelo empregador para compensar o trabalhador pelas despesas associadas a deslocações profissionais. Esse apoio pode abranger parcial ou integralmente os custos suportados pelo trabalhador, incluindo despesas com transporte, alimentação e alojamento.

Por exemplo: se um profissional a trabalhar em Portugal precisar de participar num congresso em Londres, é provável ter gastos relacionados ao transporte, alimentação e hospedagem. As ajudas de custo visam reembolsar ou cobrir essas despesas, proporcionando ao trabalhador uma compensação financeira para facilitar as suas obrigações profissionais fora do local de trabalho habitual.

Como funcionam?

No contexto português, as ajudas de custo no setor privado muitas vezes são referenciadas ao Decreto-Lei n.º 106/98, que estabelece normas para a Função Pública. Embora não haja uma legislação específica para o setor privado relativamente às ajudas de custo, muitas empresas adotam os limites estabelecidos por esse decreto como uma referência.

Os limites definidos para ajudas de custo no setor público, além de servirem como referência para o setor privado, também estabelecem os montantes máximos isentos de impostos para os trabalhadores. No entanto, é importante observar que as empresas podem, em alguns casos, optar por aplicar tributação autónoma sobre esses benefícios, o que implica uma tributação separada daquela que incide sobre os rendimentos do trabalhador.

Quando são pagas ajudas de custo?

Existem dois tipos de deslocações para as quais são pagas ajudas de custo: deslocações diárias e deslocações por dias sucessivos:

• Deslocações Diárias: Estas ocorrem num período de 24 horas. Os trabalhadores têm direito a este abono nas deslocações diárias que se realizem além dos 20 km do local habitual de trabalho;
• Deslocações por Dias Sucessivos: Estas ocorrem num período superior a 24 horas. Os trabalhadores têm direito a este abono nas deslocações por dias sucessivos que se realizem além dos 50 km do local habitual de trabalho.

Quais os valores das ajudas de custo em 2025?

Alimentação

No que diz respeito à alimentação nas ajudas de custo, em 2025, o subsídio de refeição é tomado como referência, sendo estabelecido em 6 euros por dia. No entanto, é importante distinguir 2 situações:

• Se o subsídio de refeição for pago em cartões ou vales e o valor diário não ultrapassar os 10,20 euros, as empresas estão isentas do pagamento de IRS sobre esse montante;
• Caso o subsídio de refeição seja pago em dinheiro, o limite de isenção mantém-se nos 6 euros por dia. Qualquer valor diário acima desse montante está sujeito a imposto, e a tributação será aplicada sobre a diferença entre o valor atribuído e os 6 euros.

Transporte

Há um valor estabelecido para o pagamento por quilómetro percorrido, o qual engloba despesas como combustível, portagens e estacionamento. Esse valor varia conforme o meio de transporte utilizado: viatura própria, veículo motorizado que não seja automóvel (por exemplo, uma mota) ou transporte público.

Quando se trata de carros alugados, o cálculo é determinado com base no número de trabalhadores envolvidos. Os valores definidos para a Função Pública servem como referência para o setor privado e são usados para determinar se há tributação em IRS e Segurança Social:

• Veículo próprio do trabalhador: 0,40 euros por quilómetro;
• Veículo próprio não automóvel: 0,14 euros por quilómetro;
• Transportes públicos: 0,11 euros por quilómetro;
• Carro alugado – 1 passageiro: 0,38 euros por quilómetro;
• Carro alugado – 2 passageiros: 0,16 euros/ pessoa por quilómetro;
• Carro alugado – 3 passageiros: 0,12 euros/ pessoa por quilómetro.

Alojamento

O reembolso das despesas de alojamento, segundo a lei, ocorre mediante a apresentação de recibos desde que:

• o trabalhador tenha pernoitado num estabelecimento hoteleiro até 3 estrelas ou equivalente;
• o local tenha “celebrado acordo com o Estado”.

Deslocações diárias

No caso das deslocações diárias, o valor a ser pago pela empresa leva em consideração o período do dia em que a deslocação ocorre, conforme estabelecido pela legislação das ajudas de custo. Os valores são os seguintes:

• 25% se a deslocação abranger, ainda que parcialmente, o período entre as 13 e as 14 horas, visando cobrir despesas de almoço;
• 25% se a deslocação abranger, ainda que parcialmente, o período entre as 20 e as 21 horas, para fazer face a despesas de jantar;
• 50% se a deslocação implicar alojamento, especialmente se o funcionário não tiver meios para regressar a casa até às 22 horas.

Deslocações por dias sucessivos

No contexto das deslocações diárias, as percentagens a serem pagas pelo empregador variam conforme o dia da partida, o dia da chegada e os dias restantes da deslocação. Aqui estão os valores estabelecidos:

Dia da Partida:

• 100% se a partida ocorrer até às 13 horas;
• 75% se o trabalhador iniciar a deslocação entre as 13 e as 21 horas;
• 50% se o trabalhador partir após as 21 horas.

Dia da Chegada:

• 0% se o trabalhador chegar até às 13 horas;
• 25% se chegar entre as 13 e as 20 horas;
• 50% se chegar depois das 20 horas.

Restantes Dias:

• Abono pago na sua totalidade (100%)

Quais são os limites diários?

A legislação estabelece limites máximos para as ajudas de custo em cada deslocação diária, e esses valores são considerados referências para o setor privado. Aqui estão os limites definidos:

Em Território Nacional

• Membros do Governo – 69,19 euros;
• Trabalhadores em funções públicas:
  • Com vencimento superior ao nível 18 – 62,75 euros;
  • Com vencimento entre os níveis 18 e 9 – 51,05 euros;
  • Outros – 46,86 euros.

No Estrangeiro

• Membros do Governo – 167,07 euros;
• Trabalhadores em funções públicas:
  • Com vencimento superior ao nível 18 – 148,91 euros;
  • Com vencimento entre os níveis 18 e 9 – 131,54 euros;
  • Outros – 111,88 euros.

Como são tributadas as ajudas de custo?

Em certos casos, é possível serem aplicados impostos (IRS e Segurança Social) sobre as ajudas de custo. Em resumo:

• Se o montante das ajudas de custo for igual ou inferior ao limite máximo estabelecido para a função pública, fica isento de impostos;
• Caso o valor fixado seja ultrapassado, a diferença entre o montante da despesa apresentada e o limite legal é sujeita a impostos;
• As ajudas de custo que não ultrapassam o limite de isenção não são consideradas como parte do rendimento do trabalho dependente. Contudo, se esse limite for excedido, é necessário declará-las no IRS, classificando-as como rendimentos da categoria A.